Astuces pour améliorer sa productivité

Publié le 24 nov 09 à 08:20 | Catégorie : Divers | 18 commentaires

Nous vivons dans un monde où l’instantané et la réactivité sont rois, parfois au détriment de la productivité. Le nombre d’heures disponibles dans une journée n’a en effet pas bougé depuis un bon moment : 24 heures. Lorsque l’on est entrepreneur, il est donc préférable de mettre à profit le peu de temps exploitable pour travailler le plus efficacement possible, sans se laisser distraire par tout ce qui pourrait (l’emploi du conditionnel est ici très important) requérir notre attention. Avec l’expérience et après quelques lectures fortes enrichissantes, j’ai mis au point plusieurs règles, basées sur l’organisation et la discipline, pour être plus productif.

Pour moi, tout commence le week-end, car c’est le meilleur moment pour préparer la semaine. Cela empiète  évidemment sur la vie personnelle, mais comme vous travaillez déjà 70 heures par semaine, il y a de grandes chances pour que cela ne signifie déjà plus grand-chose pour vous. Voici un exemple de tâches qu’il faut absolument finaliser pendant ces deux jours :

  1. S’occuper de toutes les tâches administratives
  2. Faire sa comptabilité
  3. Faire sa veille
  4. Rédiger des articles pour son blog
  5. Faire des sauvegardes de toutes ses données
  6. Préparer son agenda de la semaine
  7. Répondre à tous ses emails

L’objectif - et c’est ce que vous devez retenir ici - est de débuter la semaine suivante en étant complètement focalisé sur le travail à accomplir (et en avoir une vision claire). L’esprit doit être entièrement tourné vers l’objectif qui aura été fixé et ne doit pas se préoccuper de tâches annexes. De cette manière, vous serez tout de suite fonctionnel le lundi matin.

Et le but est maintenant de travailler sans interruption. Le mieux pour y parvenir est d’ailleurs de réserver des blocs entiers d’une journée (matin ou après-midi, voir la totalité) à une seule activité. Il faut éviter de faire plusieurs choses à la fois et fuir toutes les distractions qui risquent d’entamer votre productivité.

Vous avez sûrement déjà remarqué que certaines activités (comme le développement ou la création graphique) demandent en effet une concentration importante et nécessitent un certain laps de temps avant d’être parfaitement efficace (entre 15 et 30 minutes). Hors après chaque coupure, il va vous falloir repasser par cette phase avant d’atteindre à nouveau ce niveau de productivité.

Voilà pourquoi il peut être intéressant de se fixer certaines règles:

  1. Consulter ses emails le midi et le soir (et jamais le matin en démarrant la journée)
  2. Consulter Twitter le midi et le soir (il n’y a rien de plus disruptif)
  3. Couper toutes autres formes de distractions : Netvibes, L’Equipe, …
  4. Faire les travaux qui demandent le plus de concentration ou de réflexion le matin et garder les tâches répétitives pour l’après-midi (à personnaliser en fonction du moment où vous vous sentez le plus productif).
  5. Noter à la fin de chaque journée toutes les informations nécessaires pour redémarrer le plus rapidement possible le lendemain (pour ne pas avoir à chercher où l’on en était)
  6. Utiliser une page de démarrage (ou n’importe quel outil similaire) pour minimiser la recherche d’information
  7. Ne pas diffuser son numéro de téléphone pour ne pas être interrompu (dans la mesure du possible)

La dernière étape consiste à étudier les moyens de gagner encore du temps, comme par exemple le fait de travailler à distance (puisqu’on récupère le temps passé dans les transports). L’automatisation est également quelque chose d’indispensable sur le long terme, même si cela nécessite un investissement au début.

Mais il n’y a pas de secret, il faut de la discipline pour respecter ces règles. Le retour est par contre bien réel et vous serez capable d’avancer beaucoup plus vite grâce à un rendement bien meilleur. Evitez simplement de ne pas tomber dans le piège qui consiste à trop vouloir être connecté. Et n’hésitez pas à venir partager vos propres astuces pour être plus productif dans les commentaires.

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17 commentaires à propos de “Astuces pour améliorer sa productivité” :

  1. Quelque chose qui marche bien et qui a été testé au sein de notre MasterMind. Ca rejoint ce que tu fais.

    Planifier ses appels et consulter sa messagerie à heure fixe.

    Découper son travail en blocs de 60 à 90 minutes sans interruption (couper internet et le téléphone si possible) avec 15 à 20 minutes de repos entre chaque.

    Favoriser les activités demandant beaucoup de volonté en début de journée.
    Typiquement, dans notre cas, il s’agit d’écrire du contenu pour nos livres, newsletter, blogs.

    Ne pas se booster avec du café, lorsque la fatigue se fait sentir, prendre une pause quitte à faire une micro sieste.

    On en fait plus en 6H de travail de cette manière qu’en une journée complète en étant sans arrêt distrait par ses mails/téléphone. Et on est moins tenté de glander sur des tâches non productives pour remplir nos journées.

    Du coup, quand je regarde ce que j’ai fait de ma journée, je culpabilise beaucoup moins lorsqu’il s’agit de prendre le temps de sortir ou d’aller au resto. Au final, ça permet de mieux équilibrer travail et vie sociale.

  2. Je teste “The Pomodoro Technique” actuellement c’est assez sympa et cela permet de gagner en productivité.
    Une méthode très simple à mettre en oeuvre et à découvrir.
    Lien vers le site officiel : http://koo.li/21

  3. Peut être arrêter de dormir ?

  4. Merci pour cet article. Personnellement, j’essaie d’arrêter la semaine de 70 heures - avec pour objectif la semaine de 4 heures ;) - mais ton retour est intéressant, et tu utilises des choses mentionnées dans La Semaine de 4 heures et GTD.

    Est-ce que tu as lu GTD ? Il préconise notamment la mise en place d’un système de notes de toutes nos tâches et de toutes nos idées, afin de débarrasser notre cerveau des pensées parasites qui l’encombre et nous permettre de nous concentrer pleinement sur nos tâches.

    Dans ce système, la revue hebdomadaire de la semaine écoulée a une grande importance :) .

  5. Article intéressant
    merci bien

  6. Ca ne serait pas mieux de rassembler les ‘taches du week-end’ le lundi ou le vendredi, et planifier le ‘travail à accomplir’ sur 4 jours efficaces tels que tu les décris?
    Comme ça, tu as quand même un repos de 2 jours hebdomadaire. Ca me parait important, surtout si tu as la tête dans le guidon toute la semaine.

    Bon, je suppose que les 6 jours de travail par semaine sont dictés par un besoin de rentabilité et que tu n’as pas le choix de travailler sur 5 jour?

  7. J’utilise déjà massivement des notes Olivier. Je ne retiens rien ! Par contre, il faudrait que je lise quand même ce livre (ou alors le résumé sur ton blog).

    En effet Seb. Nous avons des contraintes de planning avec certains de nos clients. Mais nous allons mettre en place dans les prochains mois une nouvelle organisation afin d’arriver à une semaine de 4 jours ‘efficaces’ comme tu le suggères.

  8. C’est fou ce que tu appelles page de démarrage est important dans la recherche efficace de documentation. Je dirais même que c’est une pratique qui devrait être obligatoire. Dans une des boites où j’ai travaillé, on avait mis en place un wiki qu’on utilisait comme Point d’Entrée Unique. La documentation pouvait très bien être dispatché à plusieurs endroits (sur le partage du serveur, dans des documents PDF, dans un ticket trac ou mantis, dans des documents papiers…), l’idée était de mettre en place un système de méta-information, de l’information sur l’information (où trouver quoi). C’est redoutablement efficace ! Quand je cherche un truc je vais direct sur le wiki et paf ! je sais où il est :p

  9. J’utilise pas mal de principes de la GTD et je recommande vivement la lecture du livre proposé par Olivier (et le blog d’Olivier par la même occasion).
    J’ai trouvé dans le GTD d’efficaces techniques de productivité personnelle avec des impacts très positifs sur l’équilibre pro/perso, la sensation d’être plus efficace, plus serein… Que du bon en somme :)
    J’ai trouvé cela tellement efficace que j’ai formé mes quelques collaborateurs (nous sommes 5) aux principes fondamentaux de la GTD et nous organisons désormais tout notre travail (webagency) autour de cette “discipline”.

  10. Avec une telle productivité qu’elle monstre technique te prend 1153 jours ?

  11. J’ai du mal avec cet article venant de toi Stéphane… J’aurais tendance à me dire “faisons le contraire de ce qu’il y a d’écrit”, ne serait-ce qu’en relation avec le compteur de jour en haut à droite et pour lequel il y a d’ailleurs un bug ‘graphique’ tellement le nombre est énorme.

    Cependant, comme les commentaires précédent, les références à “La semaine de 4h” et la méthode GTD reste deux livres dont je conseillerais également la lecture.

  12. Je reconnais que c’est ma faute, je n’ai toujours pas enlevé ce compteur qui ne veut plus vraiment rien dire.

  13. Bonjour, et merci pour cet article très intéressant.

    Je me retrouve dans pas mal de conseils que vous donnez. Notamment celui consistant à rationnaliser son utilisation ds emails en ne les consultant que 2 fois par jour et celui consistant à minimiser les interruptions.
    D’ailleurs, à ce propos, comme d’autres personnes dans les commentaires précédents, j’utilise une astuce consistant à me consacrer uniquement à la tâche que je souhaite accomplir pendant des périodes de 45 minutes entrecoupées de pauses récréatives de 15 minutes. Cela me permet, d’une part, d’augmenter ma productivité à cause de la pression de la deadline. D’autre part, cela me permet d’éviter la procrastination (le fait de remettre une tâche au lendemain) : je sais que quoi qu’il arrive, j’aurais «le droit» de m’arrêter après 45 minutes donc je suis moins tenté d’éviter cette tâche.

    Pour ceux qui sont intéressé, j’ai écrt un article quelque peu similaire où je donne 10 astuces pour améliorer sa productivité : http://bit.ly/clQLf

  14. Merci pour ces conseils.

    Je rêve de la journée optimale tous les jours 5 jours sur 7 et 9h par jour.

    Alors je vais bien regarder les deux liens vers la semaine de 4 jours et la GTD pour voir si ça peut m’aider.

  15. bon article, c’est vrai que je commence à étudier et à adopter certains points. En tant que créatif je privilégie également “la pause” pour me sortir la tête de la créa, jy revient quelques minutes plus tard pour y avoir un regard plus “exterieur” sur la créa et être plus productif.

  16. Je m’attendais au moins à voir une fois GTD sur cette page en ayant vu le titre de l’article :P!
    J’ai lu en diagonal, mais certaines choses me font penser à “The power of less”, mais bon ca s’en rapproche.

  17. J’aimerais bien lire un article intitulé : comment faire gagner du temps aux autres. Ne pas interrompre en est une autre personne. Ne pas organiser des réunions à tout va…

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Un rétrolien à propos de “Astuces pour améliorer sa productivité” :

  1. David Bocage » links for 2009-11-29
    Le 29 novembre 2009 à 11:03

Par contre, il y a encore des trucs qui ne marchent pas. Par exemple il a compris 'DesignS' au lieu de 'Design'.

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A Propos

Je m’appelle Stéphane Thomas et je suis Ingénieur Senior expert dans le développement d'applications web complexes. Etant également un peu Entrepreneur, j'ai tenté l'aventure de la création d'un nouveau service Internet appelé Loomiz. Je suis maintenant le cofondateur d'Hitomi Studio, un studio de développement spécialisé dans la réalisation de sites ecommerce haut de gamme pour de jolies marques.

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